Bonnes pratiques d’utilisation d’Indico
Important
Indico n’est pas seulement un outil de gestion d’événements, c’est aussi une source d’informations de premier plan.
En parcourant les différents événements qui y sont présents il est facile de trouver des Informations :
sur les utilisateurs ;
sur leurs activités ;
sur le contenu des réunions.
La gestion des droits d’accès est primordiale.
Les Conditions générales sont rédigées en français et anglais et peuvent évoluer avec le temps. Les points abordés portent sur les conditions d’accès, de fonctionnement ainsi que sur la confidentialité des contenus.
Attention
« L’utilisateur s’engage à s’assurer, auprès de l’autorité compétente (ie, direction des unités, responsables de projet…), qu’il est dûment habilité à mettre à disposition les informations contenues dans les documents qu’il dépose dans ce service. Il s’assure également d’y appliquer les droits d’accès correspondant au niveau de confidentialité voulu. »
Gestion des protections des contenus
Administrateur de catégorie
Chaque administrateur de catégorie est responsable de la détermination des droits d’accès adaptés aux évènements contenus dans les catégories qu’il gère.
Il s’assure du bon positionnement de ces droits et les applique si nécessaire
Principe d’héritage
Indico offre la possibilité de mettre en place une politique de protection pour presque tous les objets.
Cette politique de protection est basée sur un système d’héritage, ce qui signifie qu’un objet va hériter de la protection de son parent. C’est le mode par défaut.
Si la catégorie mère (i.e. celle au niveau le plus élevé) est publique, par défaut les éléments (sous-catégories ou événements) qu’elle contient sont publics par héritage ;
De façon similaire, si la protection d’une catégorie parente est modifiée (par exemple de publique à restreinte) alors tout contenu héritant des protections subira les mêmes modifications de droits d’accès, sauf si ce contenu dispose d’une protection d’accès qui n’est pas « héritage ».
Types de protection
Dans Indico, un objet peut être une catégorie, un événement, une session, une contribution, du matériel. Vous devez attribuer un niveau de protection à tous ces objets. Les symboles en forme de boucliers indiquent qu’un réglage de protection de l’objet est possible.
Il est possible de mettre en place trois types de protection :
La liste de contrôle des modifications contient tous les utilisateurs ou groupes qui peuvent éditer et modifier un objet. Par conséquent, les personnes figurant dans cette liste seront donc les gestionnaires de l’objet et pourront accéder à toutes les pages qui s’y rapportent et aux objets qui en dépendent et aux objets qui lui sont rattachés ;
Configuration du contrôle d’accès : par défaut, un objet est hérité, mais les managers d’un object peuvent le rendre public ou privé et ajouter des restrictions ;
Contrôle de domaine : il est possible de protéger un objet Indico pour qu’il ne soit accessible qu’aux utilisateurs connectés à partir de certaines adresses IP.
Conseils
Ne pas créer un événement qui est à caractère privé dans une arborescence publique. En effet, un événement nouvellement créer hérite de la protection de la catégorie dans laquelle il est créé et le risque d’erreur sur les protections est réel. Préférez une catégorie qui soit déjà protégée.
Attention
Changer la protection de l’événement reste possible. Une catégorie protégée peut ainsi contenir des événements publiques (le contraire est vrai également).
Limiter le nombre de managers d’une catégorie ou d’un événement au strict nécessaire.
Par défaut, un événement cloné hérite des protections de l’événement source (et pas de celles de la catégorie). Il faut particulièrement veiller à la protection définie pour ces clones.
Evénements avec des invités : Pour des événements particuliers, avec des invités par exemple, il est commode de restreindre les droits d’accès à l’événement à ses seuls participants. Pour cela, il vous suffit de mettre en place un formulaire d’inscription et d’autoriser l’accès à l’événement aux inscrits.
Événements sensibles : Pour les événements avec des données sensibles, éviter les clés d’accès et préférer les invitations à s’inscrire à l’évènement.
Projet / équipe - Création d’ensemble de personnes : INDICO offre la possibilité de créer des “custom roles”. Ils sont hérités par les événements fils. Ils visent à créer des ensemble de personnes pour leur donner accès à des catégories/événements.