Gestion documentaire

Atrium

Le système de Gestion Electronique Documentaire (GED) de l’IN2P3 est assuré par la plateforme Atrium. Elle est basée sur la solution Open Source Nuxeo. Vous pouvez accéder à ce service sur : https://atrium.in2p3.fr.

L’authentification se fait via la fédération d’identité RENATER, mais il est nécessaire de contacter le support utilisateurs pour qu’il puisse attribuer les bonnes affectations aux groupes (membres IN2P3 et labo d’appartenance). Sans l’intervention des administrateurs, lors du premier accès fait via l’utilisation de la fédération d’identité, un compte limité est créé avec un accès restreint à l’espace personnel de l’utilisateur.

Atrium permet de gérer le cycle de vie d’un document dont le contenu peut évoluer, avec plusieurs éditeurs ou relecteurs, qui doit être partagé ou publié, classé et archivé.

Le système permet :

  • l’importation en masse ;

  • l’attribution de droits d’accès à des groupes gérés via le référentiel des groupes ;

  • les notifications à propos d’un document ;

  • la recherche de mots dans le documents textuels ;

  • l’archivage automatique des différentes versions d’un même document ;

  • la publication d’une version PDF en conservant le lien avec le document source.

Ce système est bien adapté pour gérer des documents professionnels, comme des notes règlementaires, des comptes-rendus, des documentations, des cahiers des charges, des préparations budgétaires, etc.

Box

Le service Box est un outil de stockage et d’édition collaborative de documents. Ce service n’a pas vocation à se substituer à l’outil de gestion électronique de documents déployé à l’IN2P3 Atrium.

Il ne constitue pas un outil de stockage de données scientifiques qu’elles soient issues de la simulation numérique, d’origine expérimentale, d’imageries ou de systèmes d’acquisition. Il n’est pas un outil de sauvegarde.

Les documents stockés sur Box peuvent être manipulés, édités, partagés et protégés au travers de son navigateur web.

La fonctionnalité OnlyOffice permet aussi l’édition simultanée, à plusieurs, des documents compatibles avec Office.

Chaque membre d’une organisation reconnue par la fédération d’identité eduGAIN peut accéder à ce service. Cet espace vous permet donc de travailler sur des documents partagés avec des acteurs académiques n’appartenant pas nécessairement à l’IN2P3 ou au CNRS.

L’accès au service web se fait sur : https://box.in2p3.fr.

Il est possible de synchroniser les documents de votre espace avec votre station de travail locale (desktop ou mobile) grâce au client NextCloud. Chaque utilisateur peut stocker sur Box jusqu’à 5 Go de documents.

Pour soumettre des requêtes ou signaler des dysfonctionnements, veuillez contacter notre support utilisateurs.

Attention

Les espaces créés sont directement liés à l’adresse mail transmise par le système d’authentification et de son référentiel d’identité. De ce fait, les espaces sont personnels. Il ne peut y avoir d’espaces de groupe. En cas de changement d’adresse mail, veuillez contacter notre support utilisateurs.