Gestion documentaire

Atrium

Le système de Gestion Electronique Documentaire (GED) de l’IN2P3 est assuré par la plateforme Atrium. Elle est basée sur la solution Open Source Nuxeo. Vous pouvez directement accéder à ce service sur : https://atrium.in2p3.fr.

Pour demander l’inscription au service, contactez notre support utilisateurs.

Box

Le service Box est un outil de stockage et d’édition collaborative de documents. Les documents stockés sur Box peuvent être manipulés, édités, partagés et protégés au travers de son navigateur web.

La fonctionnalité OnlyOffice permet aussi l’édition simultanée, à plusieurs, des documents compatibles avec Office.

Chaque membre d’une organisation reconnue par la fédération eduGAIN peut accéder à ce service par certificat. Cet espace vous permet donc de travailler sur des documents partagés avec des acteurs académiques n’appartenant pas nécessairement à l’IN2P3 ou au CNRS.

L’accès au service web se fait sur : https://box.in2p3.fr.

Il est possible de synchroniser les documents de votre espace avec votre station de travail locale (desktop ou mobile) grâce au client NextCloud. Chaque utilisateur peut stocker sur Box jusqu’à 5 Go de documents.

Notez que Box n’est pas un espace d’archivage : la pérennité des documents n’y est pas garantie. Préférez Atrium pour vos documents précieux. Box n’a pas non plus vocation à stocker et permettre le partage ou le traitement de données scientifiques.

Pour soumettre des requêtes ou signaler des dysfonctionnements, veuillez contacter notre support utilisateur.

Interactions Nextcloud-OnlyOffice

Lors de la création d’un nouveau fichier de type « Office » ou de l’édition d’un document existant un nouvel onglet du navigateur est ouvert. Les libraries OnlyOffice sont chargées dans cet onglet et le contenu du document est copié vers le serveur OnlyOffice. Ce dernier indique à Nextcloud, une fois ces process achevés, qu’un utilisateur est en train d’éditer le document.

Lorsque tous les utilisateurs et les navigateurs clients ont terminé l’édition, ils ferment la fenêtre d’édition.

Après quelques secondes d’inactivité, OnlyOffice Document Server informe Nextcloud que les clients ont terminé l’édition du document et l’ont fermé.

Nextcloud télécharge la nouvelle version du document, qui remplace l’ancienne.

En conséquence,

  1. le message signalant lors de l’édition que toutes les modifications ont été enregistrées est uniquement relatif à la session d’édition locale : il signale que ces modifications, réalisées par ce client, ont bien été écrites sur le serveur OnlyOffice indépendamment des autres sessions d’édition en cours sur le même document.
  2. OnlyOffice ne construit une nouvelle version d’un document que lorsque toutes les sessions d’édition sont terminées. Ce status est déterminé par la fermeture des fênetres d’édition (même s’il n’y en a qu’une).
  3. Nextcloud n’intervient à aucun moment pendant l’édition d’un document par OnlyOffice. Cela signifie qu’il ne peut créer de versions intermédiaires de ce document.

Attention

Tant qu’un document est ouvert dans une fenêtre d’édition OnlyOffice, il n’est pas sauvegardé par Nextcloud ni par OpenOffice qui ne gère les modifications réalisées dans un cache sans construire de version intermédiaire.